Konsep Implementasi

Konsep Implementasi

Manajemen Proyek

   Manajemen proyek kini merupakan kawajiban, bukan lagi sekedar pilihan. Ini berarti bahwa pekerjaan-pekerjaan tertentu akan lebih efisien dan efektif jika diolah dalam kerangka proyek dan bukan diperlakukan sebagai pekerja biasa. Dengan demikian diperlukan penerapan manajemen proyek secara benar.

    Proyek didefinisikan sebagai sebuah rangkaian aktifitas unik yang saling terkait untuk mencapai suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu. Sementara proyek selalu memiliki jadwal yang jelas kapan dan dimulai dan kapan diselesaikan. Sebuah proyek berakhir jika tujuannya telah tercapai atau kebutuhan terhadap proyek itu tidak ada lagi sehingga proyek tersebut dihentikan.

Siklus Hidup Proyek

Proyek, seperti halnya produk, akan mengikuti tahap-tahap tertentu dalam perkembangannya. Dalam setiap tahap akan ada karakteristik tertentu dalam hal besarnya usaha (biaya yang dikeluarkan), tingkat ketidak pastian, potensi risiko yang ada, dan sebagainya.

Secara ringkas siklus hidup produk ini bisa diberikan sebagai :

1. Riset dan pengembangan (R&D)

2. Pengenalan ke pasar

3. Tumbuh

4. Matang

5. Penurunan

6. Mati

• Konsepsi

1. Inisiasi Proyek

  Inisiasi adalah titik dimana suatu ide tentang proyek lahir. Perlu dilakukan pengklarifikasian terhadap masalah kemudian mempertimbangkan solusinya.

2. Kelayakan Proyek

  Kelayakan adalah proses investigasi terhadap masalah dan mengembangkan solusi secara lebih detail apakah pengyelesaian masalah itu cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat.

• Proposal Proyek

Kontraktor perlu mengeluarkan sejumlah biaya dan waktu untuk menyiapkan proposal. Pembuatan proposal adalah pekerjaan penting yang harus dilakukan sebelum suatu proyek didapatkan. Secara ringkas proposal harus mengandung beberapa pokok isi sebagai berikut :

1. Surat pengantar

  Surat ini harus lebih personal dibanding proposalnya dibanding proposalnya sendiri dan secara ringkas menetapkan kualifikasi, pengalaman dan minat kontraktor, khususnya menunjukan bahwa kontraktor mampu menjalankan proyek.

2. Ringkasan Eksekutif

   Berisi deskripsi singkat  proyek, tujuan, kebutuhan secara keseluruhan, hambatan dan area masalah.

3. Bagian Teknis

   Menunjukan lingkup proyek, pendekatan yang digunakan untuk meyelesaikan masalah dalam proyek dan pekerjaan-pekerjaan yang ada.

4. Manfaat / Keuntungan yang Akan Diperoleh

    Menggambarkan keuntungan / manfaatt secara realistis dengan cukup detail.

5. Jadwal

    Berisi jadwal kapan hasil proyek bisa diserahkan.

6. Bagian Keuangan

   Penjelasan mengenai biaya langsung, biaya tidak langsung sesuai beban tenaga kerja  dan bahan yang digunakan.

7. Bagian Legal

   Masalah yang akan timbul atau perubahan yang mungkin muncul, misalnya : prosedur yang sesuai untuk menangani perubahan lingkup proyek.

8. Kualifikasi Manajemen

  Bagian ini berisi latar belakang organisasi kontraktor, pengalaman yang dipunyai, prestasi yang pernah dicapai, susunan tim dan orang-orang kunci dalam organisasi.

• Tahap Perencanaan

Tahap perencanaan dalam siklus hidup proyek akan meliputi kegiatan : penyiapan rencana proyek secara detail dan penentuan spesifikasi proyek secara rinci. Isi rencana proyek biasanya terdiri dari :

1. Jadwal pekerjaan

2. Anggaran dan sistem pengendalian dana

3. Work Breakdown Structure secara rinci

4. Bagian-bagian yang berisiko tinggi

5. Rencana sumber daya manusia

6. Rencana pengujian hasil proyek

7. Rencana dokumentasi

8. Rencana peninjauan pekerjaan

9. Rencana pelaksanaan hasil proyek

• Tahap Eksekusi

Pada tahap ini campur tangan user sudah sangat kecil, porsi pengambilan keputusan lebih banyak ditangan pelaksana proyek.

Tahap-tahap dalam eksekusi ini adalah :

1. Desain

2. Pengadaan

3. Produksi

4. Implementasi

• Tahap Operasi

Setelah hasil proyek diserahkan ke user maka proyek dianggap selesai. Keterlibatan kontraktor dianggap telah selesai lalu user mulai mengoperasikan hasil proyek tersebut. Tergantung dari pada jenis proyeknya.

Organisasi Proyek

Suatu perusahaan, jika berhasil maka cenderung berkembang, menambah sumberdaya dan orang, lalu mengembangkan struktur organisasinya. Selama struktur organisasi yang ada mampu menangani pekerjaan-pekerjaan yang ada maka struktur lama tidak perlu berubah. Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni:

- Berdasar produk

- Berdasar lokasi

- Berdasar proses

- Berdasar pelanggan

- Berdasar fungsi

• Proyek Sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

Sebagai salah satu alternatif untuk memberikan tempat bagi proyek, kita bisa memasukkan proyek sebagai bagian dari divisi fungsional dari perusahaan. Organisasi fungsional membagi departemennya berdasarkan fungsi-fungsi yang dilakukan bagian yang ada.

Tim Proyek

Secara umum pengertian tim proyek adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. Ada personil fungsional dari organisasi induk, ada juga personil yang menjadi inti dari tim. Tim hanya bertanggung jawab manajer proyek, sedangkan personil fungsional melapor kepada atasan, yakni menajer fungsional dan manajer proyek. Project office disebut juga tim inti.

• Manajer Proyek

Manajer proyek berperan untuk mengintergasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai orang utama dalam manajem proyek, ia mengintegrasikan apa saja dan siapa saja untuk mencapai performansi yang ditargetkan. Manajer proyek adalah seorangenterpreneur yang harus berusaha untuk melakukan pengadaan dana, fasilitas dan orang agar proyek bisa berjalan.

Tanggung jawab utama seorang MP adalah menyerahhkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang telah ditetapkan, termasuk profityang ditargetkan.

Secara garis besar tanggung jawab manajer proyek adalah :

1. Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas dan hasil proyek.

2. Mnegorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek.

3. Memonitor status proyek.

4. Mengidentifikasi masalah-masalah teknis.

5. Titik temu dari para kunstituen : subkontraktor, user, konsultan, top management.

6. Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek.

7. Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan tidak tercapai.

• Memilih Manajer Proyek

Setidaknya dapat dikelompokan menjadi empat kategori kualifikasi seorang Manajer Proyek antara lain:
~ Mempunyai fleksibilitas dan berkemampuan beradaptasi yang tinggi.
~ Mempunyai kemampuan kepemimpinan dan berinisiatif.

~ Percaya diri, dapat meyakinkan orang lain.
~ Disiplin.
~ Seorang generalis.
~ Bisa menemukan malasah sekaligus membuat keputusan.
~ Mampu menyeimbangkan masalah teknis, waktu, dan biaya.